La realidad de las PYMES son distintas, éstas tratan de competir en un mercado de grandes cadenas y tienen el problema de que sus costos son más altos que los producidos por las grandes empresas. Pero en aquello que son competitivas tienen problemas en poner sus productos en el mercado, por el volumen de su producción. Por ello han tenido que innovar sus estrategias competitivas.
Un hecho fundamental en el cambio de las estrategias competitivas de las PYMES es la introducción de las TIC’S en los procesos productivos.
Durante 2006, el mercado de pequeñas y medianas empresas de América latina contabilizó más de 6.3 millones de computadoras. Brasil, México y la Argentina lideraron los tres primeros puestos en penetración.
Vemos a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TiC’S) como impulsores de las PyMEs. Por esta razón es vital la toma de la decisión a la hora de tecnificarse y el impacto organizacional que esta decisión produce, ya sea impacto en la eficiencia en la reducción de costos en la adopción de mejores prácticas etc. En esta sección deseamos compartir algunas claves que permitan encarar y sacar un mejor provecho de este proceso y de la relación, de ahora en mas ineludible, de la pequeña empresa, su empresa tal vez, con las TIC’S
La importancia de contar con un Software de Gestión en las PYMES
La tarea de seleccionar un software de gestión para una PyME no es fácil, sobre todo, cuando no se quieren bajar los estándares de calidad. Es fundamental convocar a los proveedores para tener un abanico de ofertas al momento de elegir el que más se ajuste a las necesidades de la actividad que realiza la empresa.
Es importante no fijarse en el precio y sí en la utilidad que cada sector le dará al software. Lo principal es saber seleccionar qué productos les brindan más soluciones y recién ahí evaluar el costo-beneficio.
Hay que tener en cuenta que el software de gestión ayudará a incrementar la productividad, controlar los costos y hacer que los procesos de negocio de su empresa sean óptimos.
Por otra parte, es muy importante que los usuarios formen parte de este proceso y se adapten al cambio, perdiéndole el miedo a lo nuevo.
Sin embargo, no existen recetas mágicas. Hay tantas recetas como PyMEs existen.
Los sistemas más usados en el mercado sirven para contabilidad general, circuito de facturación y cobranza, circuito de compras y pagos, tesorería y bancos, control de inventario y fabricación. Según el tipo de PyME, pueden ser útiles las funciones sólo financieras, las de movimiento de inventarios, o las de fabricación.
Elementos que se deben tomar en cuanta para adoptar las TIC’S.
Si debemos hacer algunas precisiones respecto a la adopción de la tecnología, es justo comenzar por un elemento intimidador en este sentido con el cual las PYME se encuentran y pocas son capaces de sortearlo.
1.- Desmitifique las tecnologías: el comprender esto es dar un paso enorme hacia el aprovechamiento cierto de las mismas. De nada sirve caer en tecnicismos cuando las tecnologías debieran ser una herramienta de negocio para las PYME, un elemento que proporciona dinamismo, método y facilita mejorar la eficiencia. Los tecnicismos son factor importante de las TIC, no hay duda, pero dejemos a los técnicos este factor y preocupémonos de ver a las TIC como un conjunto de beneficios y no como un grupo de bits, bytes, cables. Suelo utilizar un claro ejemplo para esto, plantéese una sencilla pregunta: ¿Qué vende UD. si sólo vende microondas? , no, no vende un aparato, tampoco tecnología, UD. vende tiempo, es decir, UD. vende un beneficio. Así es como una PYME debe aprender a ver la tecnología.
2.- Dimensione correctamente sus requerimientos: Un error frecuente es el “sobredimensionamiento” de los requerimientos tecnológicos que la PYME posee, esto provoca en la empresa una desilusión al pensar que está frente a una inversión inalcanzable o al menos importante. Debe necesariamente hacerse una investigación de las necesidades reales de tecnología en todos sus aspectos, por otro lado deben tenerse claramente identificados los beneficios desde el punto de vista del negocio, no meramente tecnológico, de nada sirve que la PYME adquiera la última tecnología si no hará uso de ella o no es la que le hará mejorar su eficiencia o facturación. Nunca olvide que esto es un negocio, no una exhibición de tecnología para impresionar a su competencia o siquiera dejar satisfecho a su jefe o gerente del área de sistemas informáticos. Si la tecnología a adquirir no mejora el negocio, es siempre una mala elección.
3.- Establezca procesos y procedimientos: La tecnología no es un recurso disponible cuándo y dónde la empresa y sus empleados decidan utilizarla y en qué. Debe establecer procedimientos y procesos donde se emplee la tecnología adquirida de manera clara y precisa, asegúrese que todos y cada uno de los empleados conozca y cumpla esos procedimientos. Es esta la única manera que podrá apreciar los beneficios de las TIC.
4.- No imite pero asóciese: No imite la tecnología de su competencia por el mero hecho de creer en no ser menos que ella. Pero considere la posibilidad de asociación con otras PYME para la implementación de tecnología conjunta y mantener costos accesibles y recursos disponibles en socios que puedan establecer una asociación mutua colaboración en temas tecnológicos. Claro está que si estas PYME no comparten rubro, el vínculo será más fluido y generará mayores confianzas.
5.- Experiencia y calificación: Nunca considere la reducción o sustitución de personal por el hecho de tecnificarse como primera opción, la tecnología no tiene por que desplazar empleados calificados. Su objetivo primario será el de recalificar su personal. Si desplaza RR.HH. estaría tirando al drenaje la experiencia de años, algo que no podrá reemplazar de ninguna manera. Esto no quiere decir que no tome personal técnico calificado, seguramente es inevitable en muchos casos, lo cierto es que la convivencia de la experiencia y la capacidad técnica renovadora es la mejor conjunción para la tecnificación de una PYME.
6.- Utilice la tecnología: las TIC deben estar al servicio de su negocio y por ende al servicio de los RR.HH. vinculados a cada aspecto productivo de la empresa. Disponer de tecnología sólo para regocijo de la plana gerencial o directriz, no incidirá en una mejora de la competitividad de la PYME.
7.- Tecnifique desde el negocio: Procure siempre tecnificar en primera instancia las áreas vinculadas a los procesos de producción y comercialización.
8.- Reconozca los tiempos: No puede pretender tecnificar una PYME y obtener resultados de inmediato, el mismo procesos de tecnificación será precisamente eso, un procesos que hay que asumir como tal y planificarlo en consecuencia, los tiempos no deben ser violentados. La empresa estará en un proceso de cambio y todos deberán saberlo y asumirlo.
9.- La bondad de la tecnología: La tecnología debe ser bondadosa para con su empresa, esta es la premisa. No es sano dejarse llevar por fanatismos sobre tal o cual tecnología, procure mantener la objetividad, la misma que obtendrá al analizar su caso en particular y aplicar lo mencionado a lo largo de los puntos anteriores.
10.- Por último, su PYME tiene una identidad como empresa, una imagen corporativa, en tal sentido la tecnología incorporada no debería hacer otra cosa que mejorar esta identidad. Si su empresa debe perder su identidad por la adquisición de tecnología, no le redituará beneficio alguno sino que puede ser, incluso, el primer paso al fracaso. La imagen corporativa solo debe ser objeto de revisión por medios estratégicos y de marketing no fruto de un factor tecnológico.
Algunas definiciones que nos sirven al momento de tomar las decisiones:
¿Cuál es la diferencia entre un sistema hecho a medida y un enlatado? Pues bien, los sistemas enlatados brindan variadas funcionalidades estándar que se aplican a la mayoría de los circuitos administrativos. En cambio, los sistemas a medida son la satisfacción a las necesidades de los usuarios.
Esto nos lleva a atender dos cuestiones relacionadas a ambos sistemas; por un lado, el precio que debe pagar el empresario por cada uno de ellos, que en el caso de un enlatado será el precio más bajo; por otro, el envejecimiento del sistema a medida y cuyo costo de actualización permanente es elevado.
Como en toda toma de decisiones, cada empresa planifica en función de sus objetivos cuál es la elección más correcta... porque el que no arriesga, ¡no gana!
Beneficios para las PYMES.
Dentro de la administración de una empresa es tan prioritario, manejar los recursos económicos y humanos, como el recurso Información, este constituye el soporte operacional de una organización. La tecnología de información es una herramienta informática que no sólo le permite almacenar datos, procesar y transformar datos de las actividades operativas de su empresa.; sino que como empresario PyMe, lo ayuda a ahorrar tiempo, ganar dinero y además, alcanzar mayor prestigio dentro del mercado internacional. Sin moverse de su office la comunicación virtual le permite:
1.- Conocer otros mercados, a sus competidores, la situación económica por la que atraviesa el sector en todo el planeta.
2.- Hacer negocios y clientes.
3.- Demandar y ofrecer productos.
4.- Dentro de la empresa: repartir mejor las tareas y hacerlas más fáciles.
Aumentar la producción.
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